私たちの日々の業務は、デジタル化の進展により、新しいツールやサービスの活用が欠かせない存在となってきました。
本ブログでは、Microsoft社が提供する次世代の対話型AIサービス「Copilot」について解説します。
Copilotは業務の効率化や生産性向上に役立つ様々な機能を備えており、今後の業務に大きな影響を与えると考えられています。
是非、Copilotの特徴や活用メリット、効果的な使い方などについてご一読ください。
1. Copilotとは
Copilot（副操縦士）は、Microsoft社が提供するデジタルアシスタントサービスであり、次世代の対話型AIを活用しています。
Copilotは、ユーザーの業務を効率化し、生産性を向上させるために設計されています。
Copilotには3つの種類があります:
- Copilot（無料版）: Windows 11やMicrosoft Edgeなどで無償で提供されるサービスです。
- Copilot Pro: 個人向けの有料サービスであり、Copilotの上位版です。
- Copilot for Microsoft 365: Microsoft 365に統合された有料サービスです。
本記事では、「Copilot for Microsoft 365」に注目します。
Copilot for Microsoft 365は、GPT-4ベースのLLM（大規模言語モデル）を搭載しており、Microsoft 365に組み込まれたアプリの作業をサポートしてくれます。
Copilotは、さまざまな機能を備えており、ユーザーの仕事を効率化することができます。以下は、その主な機能の概要です:
- 会話のスタイル: Copilotとの会話は、「厳密」「バランス」「クリエイティブ」の3つのスタイルから選択できます。各スタイルには、異なる回答の特徴があります。
- - 厳密: 事実情報に基づいた簡潔で正確な回答が得られます。データ分析やレポート作成に最適です。
- バランス: 客観的な情報に主観的な解釈や考察を加えた回答が得られます。調査や情報収集に適しています。
- クリエイティブ: 個性的で発想豊かな回答が得られます。アイデア出しや文章作成に最適です。 - ファイルのアップロード: Copilotには、Word、Excel、PowerPointなどのファイルをアップロードする機能があります。アップロードしたファイルの内容を元に、Copilotが質問や指示を出してくれます。これにより、作業を効率化することができます。
- 画像の生成: Copilotはキーワードや文章から、イメージ通りの画像を生成することができます。オリジナルな画像を作成し、プレゼンテーション資料やウェブサイトで活用することができます。
- 音声認識: Copilotは音声入力や音声コマンドにも対応しており、ハンズフリーで利用することが可能です。音声で指示を出したり、質問をしたりすることができます。
- ノートブック機能: ノートブック機能を使うことで、より複雑なプロンプトを作成することができます。最大1万8000文字まで入力が可能であり、詳細な指示や情報をCopilotに伝えることができます。
Copilotは、これらの機能を活用することで、ユーザーの業務を効率化し、生産性を向上させる助けとなります。
次のセクションでは、Copilotの業務活用メリットについて詳しく紹介します。
2. Copilotの業務活用メリット
Copilotを活用することには、以下のような多くのメリットがあります。
2.1. 業務のスピードアップ
Copilotは、業務のスピードを劇的に改善することができます。
例えば、Microsoft 365のアプリケーションであるWordやTeamsと組み合わせて使用することで、作業を迅速に進めることができます。
文章作成、要約、翻訳など、あらゆる作業を迅速に行うことができます。
2.2. 品質の向上
Copilotは、膨大なデータを活用してコンテンツを生成する能力に優れています。
そのため、文章や資料の作成において、より正確で高品質な結果を得ることができます。
特に、専門的な知識や表現力が必要な作業において、Copilotの活用は非常に有益です。
2.3. 業務の負担軽減
Copilotを活用することで、忙しい業務の負担を軽減することが可能です。
例えば、文章作成やデータ分析など、時間や手間がかかる作業をCopilotに任せることで、自分自身の負担を軽減することができます。
2.4. 作業品質の統一
Copilotを活用することで、業務の品質を一貫性のあるものにすることができます。
Copilotは常に同じ基準で作業を行い、結果の一貫性を保証します。これにより、チーム全体での作業品質を統一することができます。
2.5. チームコラボレーションの促進
Copilotは、チームのコラボレーションを促進することもできます。
Copilotを利用しながらチームメンバーと共同作業することで、意見交換やアイデアの出し合いを活発化させることができます。
また、チーム内での作業の共有や進捗管理も容易になります。
Copilotの業務活用には、業務のスピードアップ、品質の向上、負担軽減、作業品質の統一、チームコラボレーションの促進といった多くのメリットがあります。
これらを活かし、より効率的で高品質な業務を実現しましょう。
3. 効果的なプロンプトの作り方
プロンプトを作成する際には、以下のポイントに注意することが重要です。
3.1 明確な役割と目的を伝える
プロンプトを通じてCopilotに与える役割と目的を明確に伝えましょう。
役割を明示し、「あなたは優秀なマーケターです」と伝えることで、Copilotに適切なアウトプットを期待することができます。
また、具体的なタスクを指示して、「新商品のキャッチコピーを考えてください」と明確な目的を伝えましょう。
3.2 具体的な指示を出す
具体的な指示を心がけましょう。
抽象的な表現ではなく、具体的な指示をすることで、Copilotが適切なアウトプットを提供しやすくなります。
例えば、「20代の女性をターゲットにして」と具体的な対象を指定したり、「商品のメリットを強調する」と具体的な要件を指示することで、Copilotの理解を深めることができます。
3.3 例を挙げる
具体的なアウトプットを期待する場合は、例を挙げることが効果的です。
具体例を交えながら、どのようなアウトプットを期待しているのかを明確に伝えましょう。
例えば、「この商品のキャッチコピーとして、「新しさ」「快適さ」「自然」などのキーワードを使ってみてください」と具体的な例を示すことで、Copilotに具体的なアイデアを喚起することができます。
3.4 質問を工夫する
深い洞察やアイデアを得るためには、複数の質問を組み合わせたり、視点を変えて質問することが有効です。
Copilotに対して質問を工夫することで、より有益な回答を得ることができます。
たとえば、「ターゲットの20代女性にアピールするための効果的なキャッチコピーは何ですか？
また、それを具体的なイメージで説明してください」と具体的な質問を投げかけることで、Copilotからより具体的な回答を引き出すことができます。
これらのポイントを意識しながら、効果的なプロンプトを作成しましょう。
プロンプトの明確さや具体性、例や質問の工夫がCopilotのパフォーマンス向上に繋がります。
4. Copilotの業務活用事例
Copilotはさまざまな業務で効率化や自動化を実現することができます。
以下では、実際の業務活用事例をいくつか紹介します。
① Wordでの文章作成、要約、翻訳
CopilotをWordに連携することで、文章作成や要約、翻訳などのタスクを効率化することができます。求める文章をプロンプトとして入力するだけで、瞬時に文章が生成され、作業時間を大幅に削減できます。さらに、PowerPointやExcelなど他のツールとの連携も容易です。
② Excelでのデータ分析・可視化
Copilotを利用することで、Excel上で複雑なデータの分析や可視化が簡単に行えます。データからパターンや傾向を瞬時に分析し、グラフで可視化することも可能です。これにより、大量のデータの分析作業を効率化できます。
③ PowerPointでのスライド作成
CopilotをPowerPointに導入すると、テキスト指示を元にスライドを自動作成したり、スライドに適した画像を生成することができます。また、各スライドに内容を説明する文章を自動作成して、プレゼン用のスクリプトとして活用することもできます。
④ Teamsでの会議内容の要約
CopilotをTeamsの会議に活用すると、会議で話された内容の要約が自動表示され、誰がどの発言をしたかが一目で分かるようになります。途中から会議に参加した人でも、素早く話された内容をキャッチアップできます。また、議事録作成時間も短縮できます。
⑤ Outlookでのメールの下書き・改善
Copilotを活用することで、Outlookでのメール対応業務を効率化できます。プロンプトを入力することで、メールのドラフト作成や長文メールの要約が可能です。また、自分がドラフトしたメールのレビューを行い、伝え方の改善案を提示する機能も備わっています。
これらの業務活用事例を通じて、Microsoft Copilotがどれだけ効率化を実現できるかを実感できます。
Copilotの活用により、仕事の効率が向上し、業務のスムーズな進行が可能になります。
5. Copilotを活用する上での注意点
Copilotを効果的に活用するためには、以下の点に留意する必要があります。
①個人情報や機密情報の入力は避ける
Copilotに入力する情報はクラウド上に保存されますが、機密情報や顧客の個人情報などは入力しないでください。
これにより、情報漏洩のリスクを回避することができます。
機密情報や個人情報を必要とする場合は、セキュリティの高い環境を整備した有料プランを検討し、情報漏洩対策を十分に実施することが重要です。
②高度な質問や複雑なタスクへの対応に限界がある
Copilotは万能のツールではありません。非常に高度な専門的な質問や複雑なタスクには対応できない場合があります。
そのため、高度で複雑な質問や指示をする場合は、質問を分割したり、他の工夫をする必要があります。
③生成されたコンテンツは確認が必要
Copilotによる回答や生成されたコンテンツは基本的には正確ですが、誤りや不適切な表現が含まれている可能性もあります。
そのため、Copilotの生成物を業務に活用する前に、必ず人の目でチェックを行うことが重要です。
以上の注意点を踏まえながら、Copilotを効果的に活用し、迅速かつ効率的なサポートやコンテンツ生成に貢献しましょう。
まとめ
Copilotは、AI技術を活用した次世代のデジタルアシスタントサービスです。
WordやExcel、PowerPointといったMicrosoft 365のアプリと連携することで、文章作成やデータ分析、プレゼンテーション作成などの業務を大幅に効率化できます。
作業スピードの向上や品質の改善、さらには業務負担の軽減など、Copilotにはさまざまな活用メリットがあります。
しかし同時に、セキュリティやAIの限界といった課題にも注意を払う必要があります。
Copilotの機能を熟知し、適切な使い方を理解することで、生産性向上と業務効率化を実現することができるでしょう。
Copilotの活用を通じて、自社の業務プロセスの改善に取り組んでいきましょう。
